Outlook Schulung

Microsoft Outlook – Grundlagen

Ambitionierte Agenda als Vorschlag für einen Schulungstag (z. B. 9–16 Uhr).

Dieses Seminar führt systematisch in die Arbeit mit Microsoft Outlook ein. Der Dozent erklärt die zentralen Funktionen anhand praktischer Beispiele aus dem Büroalltag.

• E-Mails erstellen, versenden und nachverfolgen (Zustell- und Lesebestätigung)
• Anhänge sicher versenden und empfangen
• E-Mails beantworten, weiterleiten und „Allen antworten“
• Automatische Signaturen
• Abwesenheitsnotiz (Automatische Antworten) einrichten
• E-Mails strukturieren: Ordner, Kategorien, Kennzeichnungen
• Suche, Erweiterte Suche, Suchordner (in Outlook Classic mit erweitertem Umfang)
• Regeln zur Automatisierung (in Outlook Classic vollständig unterstützt)
• Verteiler und Kontaktgruppen verwalten
• Kalender effizient nutzen: Termine, Serien, Einladungen, Kategorien
• An Besprechungen teilnehmen, Termine annehmen, ablehnen, unter Vorbehalt zusagen
• Aufgaben verwalten und Wiedervorlagen (in New Outlook via Microsoft To Do)
• Outlook im Web verwenden (browserbasierter Zugriff)

Je nach Kenntnisstand und Lerntempo der Teilnehmenden behandelt der Dozent einzelne Inhalte schneller und ergänzt weiterführende Themen.

Microsoft Outlook – Aufbau

Ambitionierte Agenda als Vorschlag für einen Schulungstag (z. B. 9–16 Uhr).

• Besprechungen planen und organisieren, Serienbesprechungen, Räume und Ressourcen verwalten, Frei-/Belegt-Zeiten gezielt nutzen
• QuickSteps zur Automatisierung wiederkehrender Abläufe *
• Erweiterte Posteingangsregeln mit Bedingungen und Ausnahmen erstellen *
• Nachrichten kennzeichnen und nachverfolgen
• Kategorien strategisch für E-Mail- und Kalenderorganisation einsetzen
• Benutzerdefinierte Ansichten und bedingte Formatierungen einrichten *
• Suchordner definieren *
• E-Mails zeitversetzt senden, Ablaufdaten setzen, gesendete Nachrichten zurückrufen (Rückruf nur in Exchange-Umgebungen sinnvoll)
• Postfächer gemeinsam nutzen: Freigaben, Stellvertretungen
• Serienmails mit Unterstützung von Microsoft Word auf Basis von Outlook-Kontakten erstellen (keine Verteiler- oder CC-Mail, sondern personalisierte Einzelmails) *

* Einige der genannten Funktionen stehen in New Outlook derzeit nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Der volle Funktionsumfang ist in Outlook Classic verfügbar.

Outlook Classic und New Outlook – wo liegen die Unterschiede?

Microsoft bietet derzeit zwei Outlook-Versionen an: das bewährte Outlook Classic und das New Outlook (technisch näher an der Web-Version). Beide Programme sehen ähnlich aus, unterscheiden sich jedoch in Funktionsumfang und technischer Grundlage. So hat New Outlook beispielsweise noch Funktionslücken.

Outlook Classic

• Unterstützung von PST-Dateien (Import, Export, Archivierung)
• Erweiterte Regeln und Automatisierungen
• QuickSteps mit umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten
• COM-Add-ins (z. B. CRM- oder Archivierungslösungen)
• Erweiterte Ansichts- und Formatierungsoptionen
• Bewährt in anspruchsvollen Unternehmensumgebungen

New Outlook

• Modernisierte Oberfläche, näher an Outlook im Web
• Stärkere Integration in Microsoft 365
• Vereinfachte Bedienstruktur
• Einheitliche Oberfläche über Geräte hinweg
• Gute Zusammenarbeit mit Teams, To Do und Planner
• Derzeit eingeschränkter Funktionsumfang gegenüber Classic
• Keine VBA-Unterstützung

Unsere Outlook-Dozenten berücksichtigen die jeweils eingesetzte Version. Inhalte, die nur in Microsoft Outlook Classic verfügbar sind, werden bei Bedarf gezielt ergänzt oder vertieft.