Microsoft Copilot Schulung

Microsoft Copilot in Microsoft 365 – Basisschulung

Ambitionierte Agenda als Vorschlag für einen Schulungstag (z. B. 9–16 Uhr).

Mit Microsoft Copilot hält künstliche Intelligenz direkt Einzug in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, usw. Viele Aufgaben lassen sich dadurch direkt in den vertrauten Programmen erledigen, ohne zwischen verschiedenen KI-Tools wechseln zu müssen. Dieses Seminar zeigt anhand typischer Büroaufgaben, wie Copilot am Arbeitsplatz eingesetzt werden kann.

Copilot in Microsoft Word
Das Formulieren und Überarbeiten von Texten unterstützt Copilot direkt. Aus Stichpunkten lassen sich erste Entwürfe erstellen, vorhandene Texte können umformuliert, gekürzt oder verständlicher gestaltet werden. Copilot hilft außerdem beim Strukturieren von Inhalten, etwa durch Gliederungsvorschläge oder Zusammenfassungen längerer Dokumente. Texte lassen sich auch sprachlich an verschiedene Zielgruppen anpassen, z. B. kürzer, formeller oder leichter verständlich.

Copilot in Microsoft Excel
In Excel unterstützt Copilot die Analyse und Auswertung von Daten. Auf Basis einer kurzen Beschreibung lassen sich passende Formeln erzeugen oder vorhandene Tabellen analysieren. Copilot kann Trends und Auffälligkeiten in Daten erkennen, passende Diagramme vorschlagen und wichtige Kennzahlen zusammenfassen oder eine leicht verständliche Erklärung liefern, etwa: „Der Umsatz steigt von Januar bis Mai kontinuierlich an, fällt im Sommer leicht ab und erreicht im November den höchsten Wert.“

Copilot in Microsoft PowerPoint
Mit Copilot wird das Erstellen von Präsentationen vereinfacht. Aus Stichpunkten oder vorhandenen Dokumenten lassen sich Folienentwürfe erzeugen. Copilot kann Vorschläge für eine sinnvolle Gliederung machen, Inhalte für einzelne Folien formulieren und Präsentationen zusammenfassen, um einen raschen Überblick über zentrale Aussagen zu erhalten. Auch Layout- und Visualisierungsideen können von der KI vorgeschlagen werden.

Copilot in Microsoft Outlook
Neue Nachrichten lassen sich auf Basis kurzer Stichpunkte formulieren oder vorhandene Texte überarbeiten. Copilot kann außerdem längere E-Mail-Verläufe zusammenfassen, Antwortvorschläge erstellen und dabei helfen, relevante Inhalte in umfangreichen Postfächern schneller zu erkennen. Die KI unterstützt auch dabei, Aufgaben aus E-Mails abzuleiten.

Copilot in Microsoft Teams
Inhalte aus Meetings lassen sich automatisch zusammenfassen, wichtige Entscheidungen oder offene Aufgaben hervorheben und Chat-Verläufe schneller überblicken. So lassen sich Ergebnisse aus Besprechungen und Teamkommunikation leichter nachvollziehen und weiterverarbeiten. Auch Fragen zu Dokumenten oder Projektständen können gestellt werden.

Copilot in OneNote
Längere Notizen lassen sich zusammenfassen, wichtige Punkte hervorheben oder in eine übersichtliche Struktur bringen. Außerdem kann Copilot dabei helfen, aus Besprechungsnotizen Aufgaben oder nächste Schritte abzuleiten. Auch Ideenlisten und Gliederungsvorschläge zu nahezu jedem Thema kann die KI in wenigen Sekunden erstellen.

Copilot in SharePoint
Beim Arbeiten mit Microsoft SharePoint kann Copilot dabei helfen, Inhalte aus mehreren Dateien oder aus SharePoint-Websites zusammenzufassen und besser zu verstehen. So können umfangreiche Dokumentbibliotheken und Site-Inhalte schneller erschlossen werden.

Technische Voraussetzungen für Copilot

Microsoft Copilot für den Unternehmenseinsatz wird als zusätzliche Lizenz zu einer bestehenden M365-Umgebung bereitgestellt. Die direkte Einbindung in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Teams setzt daher in der Regel einen passenden Microsoft-365-Plan und eine separate Copilot-Lizenz voraus. (Im Privatkundenbereich gelten teilweise andere Regelungen.) Da sich KI-Funktionen, Produktnamen und Lizenzmodelle derzeit laufend verändern, sind kurzfristige Änderungen jederzeit möglich.

Daneben gibt es auch eine kostenfreie Copilot-Variante. Diese steht vor allem als Chat-Oberfläche im Browser, in der App oder in Edge zur Verfügung und ist nicht mit den typischen Copilot-Funktionen in den Microsoft-365-Programmen gleichzusetzen.

Damit Copilot sinnvoll arbeiten kann, müssen außerdem relevante Dokumente, E-Mails oder Daten im M365-Umfeld vorhanden und zugänglich sein. Auch wenn in vielen Unternehmensumgebungen der Zugriff auf öffentliche Webinhalte grundsätzlich möglich ist, hängt es von den Einstellungen in der jeweiligen M365-Umgebung ab, ob Copilot diese zusätzlich einbezieht.

• Deshalb sollte möglichst vorab geprüft werden, ob die nötigen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen erfüllt sind.

Weitere KI-Themen

Neben Copilot nutzen viele Unternehmen auch ChatGPT, Google Gemini oder Perplexity. In einer eigenen Schulung werden diese Anwendungen gegenübergestellt und typische Einsatzbereiche verglichen. So wird deutlich, welche KI für welche Aufgaben besser geeignet ist. Informationen zu einer Schulung zu diesen KI-Systemen finden Sie auf der Seite:
KI Schulung: ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini und Perplexity.